Actualisé le 02/06/2021 à 09:23


 

MENTIONS LEGALES OBLIGATOIRES:

L’Extranet est développé et édité  par :

Transports Schlichting Sa
N° SIRET : 334 793 874
Représentant responsable légal : M. Schlichting Didier
Développement et publication : M. Saintot Ludovic
Siège: 39 Rue de Toul 54840 Bois-en-Haye
Email : Direction@schlichting.fr
Tél. : 03 83 23 43 82

En partenariat technique avec :

Meosis, 6thèmes info, Openbee Orange, Nextclood OVH, Team Planning, Octopuch.

 


 

Préambule

Ce règlement est long à lire mais il comporte toutes les règles et conditions d’utilisation du service que vous devez connaitre et comprendre. Prenez le temps de le lire en intégralité et de poser des questions à Ludovic Saintot dont les coordonnées ce trouvent ci dessus. Ce document possède une date de mise à jour en haut à gauche. Vous devez vérifier régulièrement les nouvelles conditions ou modifications.

Vous ne pourrez en cas de litige vous défendre sur la base de l’ignorance et de l’incompréhension.

Nous tenons à attirer votre attention sur le fait que cette application est la propriété exclusive de la société Schlichting Transports Spéciaux  représentée par Didier Schlichting, PDG. L’Extranet à été créé par Ludovic Saintot, Attaché de Direction qui en à la responsabilité technique. Le fonctionnement de l’Extranet est régie par le règlement intérieur et la charte informatique de la société schlichting Transports Spéciaux. Vous pouvez retrouver ces textes dans la rubrique “Bibliothèque” de votre Extranet.

Les salariés de la société Schlichting Transports Hitech (STH) ont également accès à l’Extranet dans les mêmes droits et conditions sous accord de Didier Schlichting PDG afin de faciliter les interactions entre les deux sociétés ayant par ailleurs la même Direction Générale, la même adresse postale et fonctionnant toutes deux comme un groupement.

En utilisant le service extranet Schlichting vous avez accès à des informations confidentielles et/ou privés concernant les entreprises Schlichting et vous même. Ces informations sont obligatoires dans le cadre du bon déroulement de nos activités notamment le planning de présence permettant l’harmonisation du travail et la gestion des absences ou encore l’annuaire, permettant les échanges entre collaborateurs de manière rapide et simplifiée.

Vous pouvez également avoir accès à certaines données client tel que des protocoles de sécurité. Les documents de nos clients sont mis à disposition sur leur demande afin de facilité les échanges.

Vous avez interdiction de diffuser toute information en votre possession à toute personne ne faisant pas ou plus partie du personnel sous peine de poursuites judiciaire comme le prévoit le Règlement Général de Protection des données entré en vigueur le 25 Mai 2018. Toute information portée à notre connaissance faisant état du non respect de cette close fera l’objet systématique d’une lourde sanction interne et d’un dépôt de plainte éventuel.

IMPORTANT : Hors particularité concernant les documents personnels du salarié, toutes les règles et conditions d’utilisation exposés ici s’applique sans que l’accord de l’utilisateur ne soit requis car l’application Extranet est installée sur un matériel mobile appartenant à l’entreprise. Son paramétrage et les contenus présentés relèvent de la volonté de fonctionnement de l’entreprise.
Dans le cas ou à la demande du salarié ce service est installé sur son matériel personnel pour des questions de qualité ou facilité d’utilisation notamment, le salarié s’engage à appliquer et respecter les mêmes règles et à configurer son appareil personnel dans les mêmes conditions. Il pourra faire appel à Ludovic Saintot pour l’aider à cette tâche.


 

Identification sur l’Extranet

Lors de votre première connexion il vous est demandé d’entrer vos prénom et nom. Cette option permet de vérifier sur le serveur que vous êtes bien un salarié Schlichting. En vous identifiant, vous acceptez que la société schlichting conserve vos données personnelles (prénom, nom…) ainsi que vos agissements sur ses sites, applications et réseaux. Cette identifications nous permet d’être sûr que seules les personnes autorisés utilisent l’Extranet et ses options. En cas de changement d’appareil ou d’effacement des cookies, vous devrez renseigner à nouveau ces informations. En cas de vol ou perte de votre mobile, l’application Extranet pourra ainsi être verrouillée à distance. En effet vos coordonnées sont associés aux paramètres de votre terminal par le biais des cookies (voir détails dans la rubrique “utilisation des cookies” plus bas). Ainsi vos nom, prénom et adresse Ip sont associé sur notre serveur.

Lorsque vous vous connectez depuis un second appareil ou plus, après avoir entré vos prénom et nom, il vous sera demandé une clef de sécurité supplémentaire. Cette clef est accessible depuis un menu se trouvant sous votre nom en page d’accueil sur un des appareils que vous utilisez déjà. Cette option permet de garantir une sécurité optimale. Aucune usurpation d’identité n’est possible tant que vous ne diffusez pas votre clef. Cette double sécurité nous permet de garantir qu’aucune personne non autorisé ne puise accéder à l’Extranet. Pour y accéder il faut être pré-inscrit sur le serveur puis entré son identité et enfin la clef de sécurité. En cas de doute ou perte de votre appareil, consultez immédiatement Ludovic Saintot, votre compte sera bloqué et la clef deviendra inactive. Une nouvelle clef vous sera attribué.


 

Politique de protection des données

Les conditions suivantes sont actives à daté de la mise en œuvre du service de dématérialisation à la suite de la promulgation du RGPD le 25 Mai 2018. Les documents édités avant cette date sont archivés en version papier et pour une durée légale établie pour chacun d’entre eux par l’administration fiscale dans une salle de Direction sécurisée sous accès surveillé.

Vos données personnelles sont stockées sur un serveur confidentiel qui n’est accessible que par les membres de la Direction. Des sauvegardes sont effectuées toute les six heures sur un serveur secondaire. Grace à un abonnement professionnel que nous souscrivons chez un hébergeur sécurisé et réglementé vos données sont synchronisées entre notre serveur secondaire et le leur. Lorsque vous vous connecter à votre coffre-fort extranet vous consultez vos données depuis le serveur de ce prestataire. Aucune connexion ne se fait vers notre société afin d’accroitre la sécurité. Ce prestataire réalise lui même des sauvegardes complémentaire. Vos documents se trouvent donc en réalité dupliqué sur au moins quatre serveurs sécurisés.

Concernant particulièrement vos bulletins de salaire qui sont considérés comme les données les plus sensible, Un abonnement supplémentaire à été souscrit auprès du prestataire “OpenBee Orange” agréé par l’état et répondant à la norme très exigeante de sécurité “NF42020”. Cette solution supplémentaire permet le stockage de vos bulletins dans un espace ultra protégé à des fin de conservation longue durée. En effet nous vous garantissons la conservation de ceux-ci pour une période de 50 ans à partir de leur date d’édition ou au terme de vos 75 ans. Si toutefois notre partenariat avec ce prestataire venait à cesser, un autre répondant au mêmes normes serait mandaté afin de garantir les mêmes conditions d’exigence.

Que ce soit entre notre serveur et celui de l’hébergeur principal ou des copies effectuées vers le coffre-fort OpenBee Orange , les données sont cryptées de bout en bout durant le transfert qui s’effectue à partir d’une machine dédiée connecté hors du réseau principal de la société. Nous utilisons un Réseau virtuel privé (VPN) ainsi qu’une connexion internet dédié uniquement à ces transferts sensibles (Q.O.S). Un pare feu physique gérer par un prestataire externe qualifié examine en détail chaque transfert de données. Nous sommes immédiatement prévenu au moindre problème éventuel.

En plus de ces systèmes de stockages décentralisé des sauvegardes journalières sont effectuées sur des supports amovibles stockés dans un coffre-fort physique hors des bureaux Schlichting.

L’administrateur du système Extranet, Ludovic Saintot est spécialement formé pour effectuer ces opérations sensibles et à accès chaque jour à un journal détaillé des agissements lui permettant de suivre les connexions et les mouvements afin de décelé adresse IP  à l’appuie toute activité anormale. Il est important de comprendre que nous faisons le nécessaire pour sécuriser vos données. Néanmoins vous devez savoir que dans la majorité des cas de vol de données, l’utilisateur en est responsable. C’est pour cela que vous ne devez jamais diffusez vos identifiants et en cas de doute ou d’oubli, consultez immédiatement Ludovic Saintot. Si vous saisissez trop de code erronés votre compte sera bloqué. Pour évité les usurpations d’identité, la manipulation “mot de passe oublié” à été désactivée, seul Ludovic Saintot peux vous redonner vos identifiants en cas d’oubli. Nous vous conseillons également pour accentuer la sécurité de retenir vos identifiants sans demander à votre appareil de le faire pour vous. Assurez vous d’utiliser des appareil suffisamment sécurisé pour consulter ou télécharger vos documents depuis l’Extranet.

Les informations de l’utilisateur recueillies via l’Extranet schlichting telles que notamment l’URL des liens par l’intermédiaire desquels l’utilisateur a accédé au service extranet, le fournisseur d’accès de l’utilisateur, l’adresse de protocole Internet (IP) de l’utilisateur, les coordonnées et le nom de l’utilisateur etc., ont vocation à être traitées par la Direction de la société et principalement par Ludovic Saintot, responsable de traitement, pour les besoins de la navigation sur le service, pour toute demande de renseignement, et le cas échéant pour la délivrance de certains services ou réglages particuliers. Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime de la Direction de la société dans le cadre de la gestion de ses relations avec ses employés.

Point important: En fonction de la marque, du modèle, du système d’exploitation, des mises à jours et des réglages de votre appareil, l’Extranet peux réagir de façon différentes. Par exemple certains mobiles affichent un aperçu en ligne des documents et d’autres les téléchargent localement sur l’appareil et les ouvrent ensuite. Ce qui signifie que certains documents confidentiels peuvent être présent sur votre appareil. Il vous appartient de vérifier cela et de demander de l’aide en cas de soucis ou question à Ludovic Saintot. Nous ne saurions et ne pourrions être tenu pour responsable en cas de perte ou vol de données personnelles dès lors qu’elles ont étés copiées, téléchargées, extraites ou partagées via l’appareil personnel, professionnel mis à sa disposition ou prêté par un tiers qui se trouve dès lors sous la responsabilité de l’utilisateur.


 

Droits et recours

Notre système respecte les conditions très strictes du Règlement Général de Protection des données entré en vigueur le 25 Mai 2018. Notre installation et son fonctionnement est inscrite dans notre charte informatique signé par la Direction, par le responsable du système informatisé de traitement des données et par les représentants du comité social économique élus. Notre charte peut être consulté dans la rubrique “Bibliothèque” de notre Extranet. Nous vous invitons à la consulter régulièrement. Sachez que chaque action entreprise en rapport à l’outil de dématérialisation, fait l’objet d’une consultation préalable auprès de notre service d’assistance juridique, le cabinet SOGEC à Ludres (54).

Les données personnelles de l’utilisateur seront conservées au maximum:

  • Pour la durée de son contrat de travail à compter de leur collecte en l’absence de conclusion d’un contrat spécifique
  • Puis conservées en archives pour une durée correspondant à la période  légale applicable en fonction du type de document

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, l’utilisateur dispose :

  • d’un droit d’accès, de rectification et de portabilité des informations le concernant ;
  • d’un droit de limitation, d’effacement et d’opposition pour des motifs légitimes au traitement de ses données ;
  • de la possibilité de transmettre à la Société Schlichting des directives afin d’organiser le sort des données le concernant (conservation, effacement, communication à un tiers, etc.) en cas de décès 

L’utilisateur peut exercer ces droits en écrivant à l’adresse électronique suivante : direction@schlichting.fr.

L’utilisateur dispose également d’un droit de recours auprès d’une autorité nationale de contrôle telle que la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés en cas de violation de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel et notamment du Règlement européen n°2016-679 si toutefois aucun accord amiable n’était trouvé en interne entre le salarié et sa Direction pour régler un litige portant sur les documents personnels.


 

Politique d’utilisation des cookies

La navigation dans l’Extranet nécessite l’utilisation des cookies. Lors de la consultation du service extranet schlichting, certaines informations relatives à votre navigation sont susceptibles d’être enregistrées dans des fichiers « cookies » installés sur votre terminal (ordinateur, tablette, téléphone mobile ou tout autre appareil optimisé pour Internet). Ces cookies sont dans le but de faciliter votre navigation sur ce service et pour des raisons de sécurité et de suivi des agissements dans les dossiers protégés.

Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un cookie est un fichier texte qui, grâce à votre logiciel de navigation, est déposé dans un espace dédié du disque dur de votre terminal lors de la visite d’un site ou de la consultation d’une publicité. Il contient plusieurs données telles que le nom du serveur qui l’a déposé, un identifiant sous forme de numéro unique et éventuellement une date d’expiration dudit cookie. Les cookies permettent à son émetteur de reconnaître le terminal de l’utilisateur auprès de qui il est enregistré et de collecter des informations relatives à sa navigation sur les sites.

Les cookies émis sur ce service

Les « cookies indispensables » au fonctionnement du service: ils permettent de mémoriser des informations saisies dans les formulaires, gérer et sécuriser l’accès aux différentes rubriques.
Les « cookies fonctionnels » : ils permettent d’adapter la présentation du service aux préférences d’affichage de votre terminal (langue utilisée, résolution d’affichage etc.) et ainsi personnaliser votre accès au service.
Les « cookies analytiques » (ou « cookies de mesure d’audience ») : ils recueillent anonymement des données de trafic afin d’établir des statistiques et volumes de fréquentation (nombre de visites, de pages vues…) et de connaître l’utilisation des éléments composant le présent service (rubriques et pages consultées…) nous permettant de suivre et améliorer la qualité de ses services.

La gestion de vos Cookies

Vous pouvez contrôler et gérer l’installation de ces cookies dans votre terminal en paramétrant votre logiciel de navigation. Ainsi il est possible de configurer votre navigateur de manière à accepter ou rejeter tous les cookies soit systématiquement soit selon leur émetteur. Il vous est également possible de choisir d’être automatiquement informé lorsqu’un cookie est enregistré sur votre terminal. Enfin, et pour bénéficier d’un contrôle plus important quant à la gestion des cookies, vous pouvez configurer votre logiciel de navigation de sorte que l’acceptation ou le refus des cookies vous soient ponctuellement proposé, avant qu’un cookie ne soit susceptible d’être déposé sur votre disque dur par le serveur du service que vous visitez.

Tout paramétrage entrepris sur votre terminal à cet égard peut entraîner une modification ou une dégradation de votre navigation sur internet ainsi qu’en particulier de vos conditions d’accès à ce service extranet Schlichting requérant l’utilisation de Cookies. En cas de difficulté, vous pouvez à tout moment modifier vos souhaits en matière de cookies et revenir en arrière. Pour toute question rapprochez vous de votre équipe de Direction qui saura vous conseiller.


 

Dysfonctionnements éventuels

L’Extranet est est outil complexe qui contient énormément de codage informatique. Il s’utilise depuis tout type d’appareil disposant d’internet. Plusieurs partenaire y participent notamment Meosis et OVH pour l’hébergement des pages mais également les plannings et formulaires de démarches. Certains codes sont fabriqués en interne et d’autres sont acheté à des développeurs chevronnés car trop complexe et trop long à réaliser, héberger ou sauvegarder en interne.

Tout cela pour dire qu’avec autant de paramètre à prendre en compte il est possible que vous rencontriez des problèmes d’utilisation parfois, suite à une mise à jour de votre appareil ou à un changement de réglage du navigateur souvent involontaire. D’autres applications présentes sur votre appareil peuvent impacter involontairement l’Extranet en modifiant des paramètres. Nous sommes également dépendant de fournisseurs qui eux mêmes peuvent rencontrer des soucis passagers. (ex: En Mars 2021 un incendie très médiatisé chez OVH à rendu l’Extranet inaccessible durant plusieurs jours).

Voila pourquoi au moindre problème rencontré, contactez Ludovic Saintot. Il y à toujours une solution.

 

Mises à jours

L’Extranet ou du moins certaines de ces rubriques sont mises à jours régulièrement et durant ces périodes des problèmes d’accès momentanés peuvent se produire. Par exemple, la licence d’utilisation du coffre-fort est renouvelée tous les trois mois auprès d’un organisme certifié. Durant cette procédure de renouvellement qui peux prendre plusieurs heures, l’accès au coffre-fort est rendu impossible.  Pas de panique, ce qui peux vous semblé anormal ou vous agacé est une bonne chose en réalité, cela prouve que l’Extranet est sans cesse tenu à jours notamment en ce qui concerne la sécurité. Si un menu ou un service ne fonctionne pas, revenez plus tard et en cas de prolongation du problème contactez Ludovic Saintot.


 

Opposition à la dématérialisation

Nous devons vous informer que même si la loi précise que depuis 2017 nous n’avons plus besoin de votre accord pour procéder à la dématérialisation, vous pouvez encore vous opposer à la mise à disposition électronique de vos bulletins de salaire. Si tel est votre souhait, vous pouvez exercer votre droit en faisant parvenir à la Direction votre demande par écrit. Vous recevrez ensuite votre bulletin de paye par voie postale contre signature. Sachez que ce droit ne s’applique que sur les bulletins de salaire. Pour tout autre document professionnel et notamment les procédures internes telles que les demandes de congés, les manuels, l’annuaire, les procédures, etc.. l’entreprise est libre de choisir et de faire appliquer le mode de fonctionnement qui lui convient le mieux et chaque employé est tenu de le respecter sous peine de se voir attribuer une sanction financière régie part l’article 2011 de la codification des primes consultable dans l’espace “Coffre-fort”. Dans le cas ou votre opposition à l’utilisation de l’extranet empêche le bon déroulement des opérations de la société, une sanction administrative allant jusqu’au licenciement peut être envisagée.


 

Départ de la société

Vos données sont accessibles pour vous durant la totalité de votre activité au sein de notre société. En cas de départ vous serez invité à télécharger l’ensemble de vos données depuis le coffre-fort de l’Extranet. Nous vous laisserons un délai raisonnable pour effectué cette procédure. Un responsable pourra également vous les remettre contre signature sur un média amovible que vous devrez fournir. Nous pourront également vous envoyé un lien sur votre messagerie vous permettant de télécharger vos données. Sachez comme expliqué plus haut que la loi vous garantit la conservation et la récupération de vos bulletins de salaire durant 50 ans ou à concurrence de vos 75 ans. Cette option n’est valable que pour les bulletins de salaire. Pour les autres documents, ils sont conservé pour les besoins de l’administration durant une période prévue pour chaque type de documents puis détruit à l’issue de celle-ci.

Votre accès Extranet sera ensuite résilié et les données obligatoires seront archivées sur un autre serveur sécurisé dédié à l’archivage légal et accessible uniquement par le responsable du traitement des données au sein de la Direction. Vous avez ensuite l’obligation de désinstaller l’application Extranet de votre mobile et de supprimer l’accès de vos favoris et de votre historique sur vos postes informatiques.

L’article L.323-1 du code pénal condamne le fait d’accéder ou de se maintenir sans accord dans tout ou partie d’un système de traitement de données par un an d’emprisonnement et 15000€ d’amende. Notre serveur enregistre les paramètres de chaque connexion et le simple fait de tenter de pénétrer dans l’ Extranet Schlichting sans autorisation engendrera un dépôt de plainte systématique sans aucune possibilité de négociation. Nous sommes en effet très intransigeant avec la sécurité des données et le RGPD nous impose de divulguer toute anomalie relative à celles-ci.


 

La Direction vous remercie d’avoir pris le temps de lire ce document et vous rappelle à nouveau que Ludovic Saintot se tient à votre disposition pour toute question, incompréhension ou formation relatives à ce service Extranet.

 

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