Règlement Extranet
Mis à jour le 20 Octobre 2020
Préambule:
Le fonctionnement de l’Extranet est régie par le règlement intérieur et la charte informatique de la société notamment en terme de confidentialité. Vous pouvez retrouver ces textes dans la rubrique « Bibliothèque » de votre Extranet. Sachez que pour toute questions complémentaire vous pouvez contacter notre attaché de Direction Mr Ludovic Saintot. Nous tenons à attirer votre attention sur le fait que cette application est la propriété de la société Schlichting et que vous êtes autorisé à l’utiliser en tant qu’employé. En cas de départ de l’entreprise vous avez l’obligation de désinstaller l’application Extranet de votre mobile et de supprimer l’accès de vos favoris et de votre historique sur vos postes informatiques. En effet, L’article L.323-1 du code pénal condamne le fait d’accéder ou de se maintenir sans accord dans tout ou partie d’un système de traitement de données par un an d’emprisonnement et 15000€ d’amende. Notre serveur enregistre les paramètres de chaque connexion et le simple fait de tenter de pénétrer dans l’espace privé Schlichting sans autorisation engendrera un dépôt de plainte systématique.

 

Close de confidentialité
En utilisant le service extranet Schlichting vous avez accès à des informations confidentielles et/ou privés concernant vos collègues et vous même. Ces informations sont obligatoires dans le cadre du bon déroulement de nos activités notamment le planning de présence permettant l’harmonisation du travail et la gestion des absences ou encore l’annuaire, permettant les échanges entre collaborateurs de manière rapide et simplifiée. Vous avez interdiction de diffuser toute information en votre possession à toute personne ne faisant pas ou plus partie du personnel sous peine de poursuites judiciaire comme le prévoit le Règlement Général de Protection des données entré en vigueur le 25 Mai 2018. Toute information portée à notre connaissance faisant état du non respect de cette close fera l’objet systématique d’une lourde sanction interne et d’un dépôt de plainte éventuel.

Règlementation
Notre système respecte les conditions très strictes du Règlement Général de Protection des données entré en vigueur le 25 Mai 2018. Notre installation et son fonctionnement est inscrite dans notre charte informatique signé par la Direction, par le responsable informatique et par les représentants du personnel. Notre charte peut être consulté dans la rubrique « Bibliothèque » de notre Extranet. Nous vous invitons à la consulter régulièrement. Comme le prévoit la loi informatique et libertés vous disposez d’un droit d’accès et de rectification à vos données. Vous pouvez exercer ce droit en vous rapprochant de la Direction. Vous êtes également en droit de demander la suppression de certaines données dès lors qu’il est prouvé qu’elles ne sont d’aucune utilité au bon fonctionnement de la société. Sachez que chaque action entreprise en rapport à l’outil de dématérialisation, reçois l’accord préalable de notre service d’assistance juridique.

Stockage et Sécurité
Vos données personnelles  sont stockées sur plusieurs serveurs privés qui ne sont accessibles que par les membres de la Direction. Grace à un abonnement professionnel que nous souscrivons chez un hébergeur sécurisé et réglementé, vos données sont sauvegardées au sein de plusieurs centres de données (Datacenter) et mises à votre disposition par le biais de notre service Extranet. Un nom d’utilisateur ainsi qu’un code d’accès vous permettent de les consulter. Ne diffusez jamais vos identifiants et en cas de doute ou d’oubli, consultez immédiatement un responsable de la société. Si vous saisissez trop de code erronés votre compte sera bloqué. Nous vous conseillons également pour accentuer la sécurité de retenir vos identifiants sans demander à votre appareil de le faire pour vous.

Conservation de vos données
Vos données sont accessibles pour vous durant la totalité de votre activité au sein de notre société. En cas de départ vous serez invité à télécharger l’ensemble de vos données. Un responsable pourra également vous les remettre contre signature sur un média amovible que vous devrez fournir. Votre accès Extranet sera ensuite résilié et vos données seront archivées sur un autre serveur sécurisé dédié à la Direction.

Bulletins de salaires
Comme toute donnée personnel confidentielle, vos bulletins de salaires sont également stockés  dans un coffre-fort numérique. En cas de départ de l’entreprise vous pouvez vous rapprocher de la Direction qui vous remettra une notice détaillée pour vous permettre d’accéder à ce coffre-fort numérique. Grace à notre prestataire « Open Bee » agréé par l’état vous pourrez relié votre coffre-fort à votre compte d’activité personnel sur le site du gouvernement moncompteactivite.gouv.fr ce qui vous garantit l’accès à vos bulletins de salaire pour une durée de 50 ans. Vous pouvez également à tout moment contacter la Direction même après votre départ pour obtenir une copie de vos bulletins de salaire en version papier ou dématérialiser.


Opposition à la dématérialisation

Nous devons vous informer que même si la loi précise que depuis une modification en 2017 de la Loi de 2015, nous n’avons plus besoin de votre accord pour procéder à la dématérialisation, à l’heure où nous parlons elle vous permet encore de vous opposer à la mise à disposition électronique de vos bulletins de salaire. Si tel est votre souhait, vous pouvez exercer votre droit en faisant parvenir à la Direction votre demande par écrit. Vous recevrez ensuite votre bulletin de paye par voie postale contre signature.
Sachez que ce droit à la non dématérialisation ne s’applique que sur les bulletins de salaire. Pour tout autre document professionnel et notamment les procédures internes telles que les demandes de congés, les manuels, l’annuaire etc.. L’entreprise est libre de choisir et de faire appliquer le mode de fonctionnement qui lui convient le mieux et chaque employé est tenu de le respecter sous peine de se voir attribuer une sanction financière régie part l’article 2011 de la codification des primes consultable dans l’espace « Coffre-fort ».

 

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